Alternative Office Suiten

Laut einer Studie von  Statista (von 2020) ist MS Office mit 85% Marktanteil die meistgenutzte Bürosoftware. An zweiter Stelle folgt Google Docs mit 9%. Alle anderen haben einen Marktanteil von 2% oder weniger. Was vielen Kunden nicht gefällt, ist der Cloud-Zwang von MS Office. Wenn sich ein Unternehmen daran stört, ist Google Docs keine sinnvolle Alternative. In beiden Szenarien liegen die Daten irgendwo in der Cloud. Entweder direkt auf amerikanischen Servern oder - kaum besser - auf den Servern deutscher Treuhänder, die diese Stacks ebenfalls anbieten. Egal wo - die Daten sind jedenfalls nicht im Haus. D.h. als Unternehmen - oder Behörde - ist man immer darauf angewiesen, dass mir ein Dritter Zugriff auf meine Daten gewährt. Im schlimmsten Fall ist dieser Dritte sogar eine ausländische Regierung, wenn sich die Daten in einem Land befinden, dessen Gesetze die dort ansässigen Unternehmen dazu zwingen, die Daten jederzeit herauszugeben ( Patriot Act).

Der weit verbreitete Einsatz von Microsoft Office-Produkten ist in vielen Unternehmen ein kritischer Punkt, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und langfristige Datenhoheit. Eine souveräne Office-Strategie erfordert daher auch, den Dokumentenerstellungsprozess so zu gestalten, dass die Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter reduziert wird. Dadurch wird nicht nur die Flexibilität erhöht, sondern auch das Risiko von Lizenzänderungen und externen Sicherheitslücken reduziert.

Es gibt gute Alternativen zu MS Office, die hier vorgestellt werden. Die lokale Speicherung von Daten wird zusätzlich im Artikel  Souveräne Datenspeicherung diskutiert. Und einen Vorteil gegenüber Microsoft Office haben alle hier vorgestellten Alternativen: Sie laufen auf allen üblichen  Desktop-Betriebssystemen.

Alternativen zur Microsoft Office Suite

LibreOffice

Der Markt bietet inzwischen zahlreiche Alternativen zu den klassischen MS Office-Programmen, die sich sowohl in ihrer Funktionalität als auch in der Benutzerfreundlichkeit stetig weiterentwickeln. Eine der bekanntesten Open-Source-Office-Suiten ist  LibreOffice, die nahezu alle gängigen Funktionen von Word, Excel und PowerPoint abbildet. Neben der umfassenden Unterstützung für diverse Dateiformate bietet LibreOffice auch den Vorteil, dass keine hohen Lizenzkosten anfallen und Anpassungen an spezifische Unternehmensbedürfnisse relativ leicht vorgenommen werden können. Der Funktionsumfang von LibreOffice kommt dem von MS Office schon sehr nah - nur die Bedienoberfläche fühlt sich auf den ersten Blick nicht besonders vertraut an.

Collabora Online

 Collabora Online ist eine Variante von LibreOffice, die im Browser läuft und sehr gut in  Nextcloud und  OwnCloud integriert ist. Mit dieser Variante kann ein Unternehmen neben dem Office-Stack auch direkt die  Datenspeicherung und die  kollaborative Zusammenarbeit an Dokumenten lokal und souverän gestalten.

OnlyOffice

 OnlyOffice ist eine weitere vielversprechende Option eines litauischen Herstellers. Es bietet eine integrierte Suite für Dokumentenbearbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen. Diese Lösung kann sowohl in einer Cloud-Umgebung (mit Konnektoren zu Nextcloud, OwnCloud, Seafile und   viele anderen) als auch lokal betrieben werden, was ein hohes Maß an Flexibilität und Datenhoheit ermöglicht. Für Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit kollaborativen Arbeitsumgebungen gesammelt haben, bietet OnlyOffice darüber hinaus umfangreiche Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit. Ein weiterer großer Vorteil ist das Look&Feel von OnlyOffice, das dem von Microsoft Office sehr ähnlich ist. Dadurch ist es für die Benutzer einfacher, sich daran zu gewöhnen.

Softmaker Office

Softmaker Office ist ein lokal auf allen Betriebssystemen lauffähiges Office-Paket eines deutschen Herstellers. Es zeichnet sich durch eine sehr gute Kompatibilität zu Microsoft Office-Dokumenten aus. Auch das Look&Feel der Anwendungen ist dem großen Vorbild sehr ähnlich und viele Umsteiger werden sich sofort wohlfühlen. Softmaker bietet unter dem Namen FreeOffice eine abgespeckte Version für Privatkunden kostenlos an. Die komplette Suite kann als Einzelkauf, als Abonnement mit KI-Funktionen (“Office NX”) als Mehrplatzversion (Unternehmenslizenz) erworben werden.

Herausforderungen

Der Umstieg von der gewohnten MS-Office-Umgebung auf alternative Lösungen bringt einige Herausforderungen mit sich. Ein zentraler Punkt sind Inkompatibilitäten, die vor allem dann auftreten, wenn umfangreiche Makros oder in Visual Basic geschriebene Skripte in Office-Dokumenten verwendet werden. Solche Anpassungen erfordern oft einen erheblichen Entwicklungsaufwand, da alternative Produkte nicht immer den gleichen Funktionsumfang bieten. Hier muss im Vorfeld geklärt werden, wo genau die Inkompatibilitäten für die gewählte Alternative liegen. So kann es sein, dass eine aus MS Office bekannte Funktion in LibreOffice funktioniert, in OnlyOffice aber nicht - oder umgekehrt.

Auch die Akzeptanz der Alternativen bei den Mitarbeitenden spielt eine wichtige Rolle: Der Umstieg auf eine weniger bekannte, aber datenschutzkonforme Lösung kann zunächst zu Unsicherheiten führen und die Produktivität kurzfristig beeinträchtigen. OnlyOffice und Softmaker Office sind vom Look&Feel her MS Office ähnlicher als LibreOffice und Collabora, so dass der Umstieg auf diese Produkte leichter fallen kann.

Schließlich müssen bestehende Prozesse und Abläufe, die tief in die MS Office-Welt integriert sind, überdacht und gegebenenfalls neu strukturiert werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Handlungsempfehlung

Prüfen Sie zunächst, ob Sie das gewählte Office-Paket ausschließlich lokal auf dem Desktop nutzen und die Daten für die serielle Zusammenarbeit auf einem  NAS speichern möchten. Oder ob sie eine kollaborative Zusammenarbeit in Echtzeit im Browser benötigen. Für den ersten Fall kommen LibreOffice oder Softmaker Office in Frage. Im zweiten Fall Collabora und OnlyOffice.

Führen Sie dann eine Bestandsaufnahme der bestehenden Dokumentenerstellungsprozesse durch, um prozessbedingte Abhängigkeiten von MS Office-Produkten zu identifizieren. Prüfen Sie, in welchen Bereichen die Alternativen eingesetzt werden können und welche Anpassungen notwendig sind, um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen.

Eine schrittweise Migration, z.B. in Form von Pilotprojekten in ausgewählten Abteilungen, kann helfen, technische und organisatorische Herausforderungen frühzeitig zu erkennen. Ergänzen Sie diesen Prozess durch gezielte Schulungen und den Aufbau eines internen Supports, um die Akzeptanz der neuen Lösungen zu fördern.