IT und Enterprise ArchitekturUnabhängige Kommunikation
Zu einer souveränen IT-Strategie gehört auch die vollständige Kontrolle über die Kommunikationswege innerhalb eines Unternehmens. Angesichts der globalen Dominanz internationaler Anbieter wird es immer wichtiger, alternative Lösungen zu finden, die den Anforderungen des Datenschutzes und den spezifischen Unternehmensrichtlinien gerecht werden. Ziel ist es, Kommunikationsprozesse so zu gestalten, dass sensible Daten nicht über fremde Server laufen, sondern innerhalb der eigenen Infrastruktur bleiben.
Mail und Groupware
Im Bereich der E-Mail-Kommunikation können Unternehmen auf selbst verwaltete Mailserver wie Zimbra, Kolab, die OpenXChange App Suite oder die Kopano Groupware zurückgreifen. Diese Systeme sind in der Lage, sämtliche E-Mail-Daten (sowie Kalender und Adressbücher) intern zu verarbeiten und bieten gegenüber internationalen Dienstleistern den entscheidenden Vorteil, dass alle Daten im eigenen Rechenzentrum verbleiben. So können strenge Datenschutzvorgaben umgesetzt werden, ohne Kompromisse bei der Funktionalität eingehen zu müssen.
Wenn ein Unternehmen die Komplexität scheut, seine Mailserver oder seine Groupware selbst zu betreiben, kann es die genannten Produkte entweder direkt ( OpenXChange Cloud) oder über einen Partner hosten lassen (wie bei den Kopano Partners). Oder alternativ zu einem spezialisierten deutschen Anbieter gehen, wie zum Beispiel mailbox.org.
Auf der Clientseite wird oft Mozilla Thunderbird als Alternative zu Outlook genannt. Es ist auch ein sehr leistungsfähiges Mailprogramm. Vor allem wegen seiner Erweiterbarkeit und der Tatsache, dass es eine OpenSource-Anwendung ist. Benutzer, die von Outlook kommen, tun sich allerdings anfangs oft etwas schwer mit Thunderbird. Eine gute Alternative kann dann unter Windows und macOS der eM Client einer tschechischen Firma sein, der zwar Lizenzgebühren kostet, sich aber nativ sehr gut in eine bestehende IT-Infrastruktur einfügt und sich für ehemalige Outlook-Nutzer vertrauter anfühlt. Unter Linux ist Kontact eine weitere gute Alternative.
Chat
Für den internen Chatbereich bieten sich Open-Source-Lösungen wie Mattermost oder Rocket.Chat an. Diese Systeme können selbst gehostet werden und bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, um spezifische Sicherheitsanforderungen umzusetzen. Der Vorteil liegt in der vollständigen Kontrolle über den Datenfluss und der Möglichkeit, individuelle Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Videokonferenzen
Auch bei Videokonferenzen gibt es zunehmend Alternativen zu den marktführenden internationalen Anbietern. Tools wie Nextcloud Talk, Jitsi Meet oder OpenTalk bieten umfangreiche Funktionen zur Durchführung von Videokonferenzen und können in eigenen Rechenzentren betrieben werden. Dabei ist es besonders wichtig, auf datenschutzkonforme Verschlüsselungsverfahren und eine robuste Infrastruktur zu setzen, um eine hohe Qualität und Sicherheit der Kommunikation zu gewährleisten.
Dokumente und Dokumentationen
Moderne IT-Infrastrukturen bieten vielfältige Möglichkeiten, die Arbeit an Dokumenten und Dokumentationen im Unternehmen auch ohne externe Plattformen zu organisieren. So können Unternehmen beispielsweise eigene Dokumentenmanagementsysteme (DMS) implementieren, die neben der Verwaltung von Dateien auch Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung bieten. Lösungen wie Nextcloud mit Collabora Online oder Seafile mit OnlyOffice bieten dabei nicht nur die Möglichkeit, Dokumente zentral abzulegen, sondern auch gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten und zu kommentieren. Diese Systeme können zudem nahtlos in bestehende Intranetlösungen integriert werden, wodurch eine einheitliche und konsistente Datenumgebung geschaffen wird.
Ein weiterer Ansatz ist die Nutzung von NAS-Systemen zur Dateiablage und seriellen gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten. Ergänzt durch lokale Wikis (also nicht Confluence) für die parallele gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Hier kommen z.B. das MediaWiki (auf dem die Wikipedia basiert) oder das DokuWiki in Frage.
Herausforderungen
Die Umstellung auf eine vollständig unabhängige Kommunikationsinfrastruktur bringt nicht nur technische, sondern auch organisatorische Herausforderungen mit sich. Eine der größten Hürden ist die Integration der neuen Systeme in die bestehende IT-Landschaft. Häufig sind individuelle Anpassungen erforderlich, damit alle Kommunikationswege reibungslos zusammenarbeiten und den Anforderungen an die Datensicherheit genügen. Darüber hinaus erfordert die Umstellung in vielen Fällen eine umfassende Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Umstellung auf weniger bekannte, aber datenschutzkonforme Werkzeuge kann anfangs zu Unsicherheiten und vorübergehenden Produktivitätseinbußen führen.
Unter allen verfügbaren Optionen sind zahlreiche Kombinationen möglich. Pilotprojekte können zeigen, welche Einzellösungen am besten zusammenspielen und welches Gesamtpaket letztlich die optimale Lösung für ein Unternehmen ist.
Ein weiterer kritischer Punkt ist der Aufbau eines internen Supports. Während internationale Anbieter oft umfangreiche Service Level Agreements (SLAs) anbieten, müssen Unternehmen, die ihre Kommunikationslösungen selbst hosten, den entsprechenden Support intern oder durch externe Dienstleister sicherstellen. Dies erfordert nicht nur personelle Ressourcen, sondern auch ein hohes Maß an technischem Know-how.
Handlungsempfehlung
Überprüfen Sie zunächst die bestehende Kommunikationsinfrastruktur und identifizieren Sie Bereiche, in denen datenschutzkonforme Alternativen bereits vorhanden sind oder implementiert werden können. Auch hier empfiehlt es sich, zunächst Pilotprojekte durchzuführen, um die Umstellung in einem begrenzten Bereich zu testen. Dabei sollten auch die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Aufbau eines verlässlichen internen Supports berücksichtigt werden. Externe Experten können durch unabhängige Bewertungen und Empfehlungen zusätzliche Sicherheit bieten.