IT und Enterprise ArchitekturFrüher war die Welt einfach. Es gab nur die IT im Sinne der Abteilung eines Unternehmens, die die Computer betreibt. In den letzten 20 Jahren haben sich IT-Systeme jedoch immer tiefer in unseren Alltag und in die Wertschöpfungskette eines Unternehmens eingegraben. Heute sind sie aus beiden nicht mehr wegzudenken. Im Zuge dieser Entwicklung hat sich auch die Rolle der IT gewandelt.
Eine zeitlang gab es das Paradigma der bimodalen IT, also einer IT der zwei Geschwindigkeiten. Es resultierte aus der Beobachtung, dass sich Unternehmenssoftware (ERP, Auftragsverwaltung, Lagerverwaltung etc.) langsamer entwickelte als Online-Systeme und mobile Anwendungen. Gregor Hohpe stellte jedoch in The Software Architect Elevator fest:
Digital companies only know one speed: fast
Und Paul Cuatrecasas meinte zurecht:
Einerseits waren es nicht die zwei Geschwindigkeiten, die die Ausrichtungen innerhalb einer IT-Abteilung voneinander unterschieden. Andererseits beschleunigte sich auch die Entwicklungsgeschwindigkeit der klassischen Unternehmenssoftware. Und drittens werden immer mehr Unternehmen implizit oder explizit zu Tech-Unternehmen.
So wurde eine bessere Beschreibung der Ausrichtungen einer IT-Abteilung notwendig. Je nach Ausrichtung muss die Abteilung dabei in der Lage sein, unterschiedliche Geschäftsaktivitäten (Tagesgeschäft, Projektgeschäft, Produktgeschäft) zu realisieren. Die im Folgenden beschriebenen Ausrichtungen Foundational IT, Supporting IT und Business IT beschreiben eine IT-Abteilung besser als nur die beiden Geschwindigkeiten.
Nicht jede IT-Abteilung ist gleich. Für sinnvolle Kombinationen von Aktivitäten und Ausrichtungen wurden die IT Operating Models erdacht. Diese reichen von der einfachen Technologiefabrik, in der lediglich IT-Systeme bereitgestellt werden, bis hin zur Business IT, in der IT die zentrale Rolle in der Wertschöpfung des Unternehmens einnimmt.
Ein IT-Leiter muss heute den ganzen Baukasten von Aktivitäten, Ausrichtungen und IT Operating Models anbieten, um seine IT für ein Unternehmen passend aufzustellen. Für diesen Baukasten macht der Begriff Franchise IT die Runde. Im Folgenden stelle ich diese Begriffe näher vor und beschreibe besonders, welche Rolle Enterprise Architekten in diesen Modellen einnehmen müssen.
Geschäftsaktivitäten und Ausrichtungen einer IT-Abteilung
Geschäftsaktivitäten
Geschäftsaktivitäten beschreiben, was eine IT-Abteilung in einem Unternehmen hauptsächlich tut. Diese Aktivitäten sind weder exklusiv noch ausschließlich. Das bedeutet, dass eine IT-Abteilung durchaus mehrere dieser Tätigkeiten ausüben kann. Es ist jedoch nicht sinnvoll, Einheiten, die verschiedenen Aktivitäten nachgehen, zu einer Gruppe zusammenzufassen. Im Folgenden werden die wesentlichen Geschäftsaktivitäten aufgeführt:
Tagesgeschäft
Das Tagesgeschäft bezeichnet die routinemäßigen, wiederkehrenden Aufgaben, die den reibungslosen Betrieb der IT-Systeme sicherstellen, wie z.B. Systemwartung, Support und Überwachung von Anwendungen.
Projektgeschäft
Das Projektgeschäft besteht aus zeitlich begrenzten, zielgerichteten Vorhaben, wie z.B. die Einführung eines neuen IT-Systems oder die Durchführung einer Softwareentwicklung, die einen klaren Anfangs- und Endpunkt sowie konkrete Zielvorgaben haben.
Produktgeschäft
Das Produktgeschäft fokussiert auf die kontinuierliche Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung von (IT-)Produkten, wobei diese Produkte über einen längeren Zeitraum in einem iterativen Prozess verbessert und an die Kundenbedürfnisse angepasst werden - beispielsweise bei der Weiterentwicklung einer Unternehmenssoftware oder einer digitalen Plattform. Im Gegensatz zum Projektgeschäft hat das Produktgeschäft kein definiertes Ziel als Ende eines Projektes. Es geht darum, ein Produkt kontinuierlich zu verbessern.
Das Produktgeschäft benötigt kein Projektgeschäft, da die Weiterentwicklung der Produkte ein wesentlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit ist. Es liegt kein Ausnahmefall wie beim Projektgeschäft vor. Allerdings kommt auch das Produktgeschäft nicht ohne das Tagesgeschäft aus. Denn die Produkte sind immer noch IT-Systeme, die betrieben und gewartet werden müssen.
Ausrichtungen
In einem Unternehmen kann eine IT-Abteilung verschiedene Ziele verfolgen und für verschiedene primäre Zielgruppen arbeiten. Das Hauptziel ist das monetäre Ziel, und hier kann eine IT-Abteilung die Spanne zwischen Kosteneinsparung und Umsatzmaximierung einnehmen. Auf der Zielgruppenachse kann sie sich entweder am Unternehmen und seinen internen Belangen oder an den Bedürfnissen der Kunden orientieren. In einem Unternehmen kann es auch mehrere IT-Abteilungen geben, die unterschiedliche Rollen einnehmen. Die wichtigsten sind:
Foundational IT
Die Foundational IT ist verantwortlich für die technische Basis im Unternehmen in Form von Arbeitsplätzen, Servern, Netzwerken, Cloud-Systemen. Der Fokus liegt hier nicht auf dem Business, sondern darauf, wie ein Unternehmen möglichst kostengünstig mit IT-Systemen versorgt werden kann. Die meisten Aktivitäten liegen bei dieser Ausrichtung im Tagesgeschäft mit gelegentlichem Projektgeschäft. Produktgeschäft ist möglich, aber selten. Das Unternehmen steht im Mittelpunkt und das Ziel ist der kostengünstige Betrieb der IT-Systeme.
Supporting IT
Die Supporting IT stellt unternehmensweite Anwendungen bereit, die entweder für die internen Prozesse des Unternehmens (Enterprise Supporting IT) oder zur Unterstützung des Kerngeschäfts (Business Supporting IT) benötigt werden. Beide Varianten können sowohl als Produktgeschäft als auch als Kombination aus Tages- und Projektgeschäft betrieben werden.
Enterprise Supporting IT
Die Anwendungen in der Enterprise Supporting IT verändern sich in der Regel weniger schnell und es sind viele administrative Dinge zu erledigen. Daher bietet sich hier eine Kombination aus Tages- und Projektgeschäft an. Es ist aber auch möglich, die Rolle im Produktgeschäft auszuüben. Typischerweise umfasst Enterprise Supporting IT die Anwendungen für das Finanzwesen, das Controlling, das Personalwesen und Ähnliches. Das Ziel bei dieser Ausrichtung ist eher die Kosteneinsparung und die Zielgruppe ist primär das Unternehmen selbst.
Business Supporting IT
Die Business Supporting IT agiert selbst nicht am Markt, ist aber für das Kerngeschäft eines Unternehmens unersetzlich. Sie umfasst die Systeme, die wichtige Geschäftsprozesse wie Auftrags- und Vertragsmanagement, ERP oder auch Wartung und Service ausführen. Eine Business Supporting IT kann sowohl das Projektgeschäft neben dem Tagesgeschäft als auch das Produktgeschäft als zentrale Aktivität haben. Aufgrund der Nähe zum Business ist die Positionierung als Produktorientierte IT oft sinnvoller. Die Zielgruppe ist hier kundenorientiert und das Ziel der Abteilung geht in Richtung Umsatzwachstum.
Business IT
Business IT ist die IT, die das Kerngeschäft eines Unternehmens darstellt und mit ihren Produkten direkt am Markt agiert. Typischerweise findet sich diese Ausrichtung der IT vor allem in Technologieunternehmen. Typische Produkte können Cloud Services, SaaS, Desktop Software oder IoT Systeme sein. In geringerem Maße sind heutzutage auch Maschinen oder Autos Softwareprodukte, da sie ohne entsprechende Software nicht funktionieren. Die primäre Geschäftsaktivität einer Business IT ist das Produktgeschäft. Die Zielgruppe ist hier ganz klar der Endkunde und das Ziel ist Umsatzwachstum.
IT Operating Models
Aus den dargestellten Geschäftsaktivitäten und Ausrichtungen für die IT-Abteilung können IT Operating Models (dt.: Betriebsmodelle für die IT) definiert werden. Diese werden im Folgenden beschrieben und es wird aufgezeigt, welche Art von Unternehmensarchitektur ein Unternehmen für diese Modelle benötigt.
IT als Technologiefabrik
Die IT als Technologiefabrik kommt dem am nächsten, was früher einfach als “IT-Abteilung” bezeichnet wurde. Ihre Aufgabe ist es, dem Unternehmen möglichst kostengünstig IT-Leistungen zur Verfügung zu stellen. Diese bestehen in der Technologiefabrik aus der Foundational IT, also der Bereitstellung von (virtueller) Hardware, Arbeitsplätzen, IT-Services etc. und der Enterprise Supporting IT, also den IT-Anwendungen, die für den Betrieb des Unternehmens, aber nicht unbedingt für die Wertschöpfung notwendig sind. Dies sind z.B. Systeme für das Finanz- und Rechnungswesen oder das Personalwesen. In einer reinen Technologiefabrik werden die Produktionsbereiche nicht durch IT unterstützt, sondern nur die Verwaltungsbereiche. Dies macht heute allerdings nur noch in Unternehmen Sinn, die für ihr Kerngeschäft wirklich keine IT benötigen, wie z.B. Handwerksbetriebe.
Technology Driven IT
Der Großteil der Arbeit findet im Tagesgeschäft statt, gelegentlich auch im Projektgeschäft. Es gibt relativ wenig Veränderungen und keine große Flexibilität. Diese ist aber auch nicht erforderlich. Wenn größere Veränderungen über einen längeren Zeitraum absehbar sind, ist es sinnvoll, ein (Stabs-)Team zu ergänzen, das sich um die Methodik und die Durchführung von Projekten kümmert.
Enterprise Architekt als Silent Guardian
Die Technologiefabrik muss möglichst kostengünstig arbeiten, da sie ein reines Cost-Center im Unternehmen ist. Der Enterprise Architekt ist in diesem Betriebsmodell der Silent Guardian, d.h. er arbeitet im Hintergrund innerhalb der IT-Abteilung und sorgt dafür, dass die Kostenstruktur kontinuierlich verbessert wird.
Seine primäre Aufgabe ist es, Kosteneinsparungen zu identifizieren und die IT so zu optimieren, dass sie möglichst kostengünstig bleibt. Dabei darf der Enterprise Architekt als Silent Guardian die Zukunftsfähigkeit der IT-Abteilung nicht aus den Augen verlieren. Meist ist seine Rolle in diesem Modell sehr technisch ausgeprägt und erfordert ein tiefes technisches Verständnis der IT.
IT als Dienstleister
Die IT als Dienstleister bietet ihren unternehmensinternen Kunden IT-Produkte an. Dafür ergänzt sie die Tätigkeit der Business Supporting IT. Dieser Zweig muss seine Produkte klar benennen, voneinander abgrenzen und abrechnen können. Dieses IT Operating Model nimmt einen höheren Stellenwert in der Wertschöpfung des Unternehmens ein, da die Produkte der Business Supporting IT für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens unersetzlich sind. Auch wenn sie selbst noch nicht das Kerngeschäft darstellen.
Business Driven IT
Die Foundational IT und die Enterprise Supporting IT werden weiterhin benötigt. Aber die Musik spielt in der Business Supporting IT und ihrem Produktgeschäft, das direkt die Produktionsbereiche unterstützt. In diesem Betriebsmodell geht es nicht mehr so sehr um Kosteneinsparungen, sondern um die Frage, wie durch bessere IT-Produkte mehr Umsatz generiert werden kann. Im Idealfall übersteigen die möglichen Umsatzpotenziale die erwarteten Kosteneinsparungen. Konflikte entstehen in solchen Organisationen durch den Trugschluss, dass eine Geschäftsaktivität für alles geeignet ist. Die Business Supporting IT als reines Tagesgeschäft zu organisieren ist genauso falsch wie der Versuch, der Foundational IT ein Produktgeschäft überzustülpen. Eine IT als Dienstleister muss in der Lage sein, alle Geschäftsaktivitäten - Tagesgeschäft, Projektgeschäft und Produktgeschäft - parallel zu betreiben.
Enterprise Architekt als Lane Keeping Assist
Der Enterprise Architekt ist in diesem Betriebsmodell ein Lane Keeping Assist (dt. Spurhalteassistent) innerhalb der IT-Abteilung. Hier geht es darum, die bereitgestellten Produkte und durchgeführten Projekte auf der Spur zu halten. Die “Spur” ist in diesem Fall die langfristige Bebauungsplanung für das Unternehmen. Projekte und Produkte sind in der Regel primär auf sich selbst fokussiert, um ihr Ziel schnell zu erreichen. Dabei kann es passieren, dass sie “vom Weg abkommen”. Der Unternehmensarchitekt als Spurhalteassistent muss dafür sorgen, dass diese Abweichungen die langfristigen Planungen und Strategien nicht gefährden.
Der Lane Keeping Assist muss weniger technisch versiert sein, aber er braucht ein Verständnis für das Geschäftsmodell des Unternehmens und muss die Inhalte der Projekte durchdringen. Denn im Zweifelsfall ist es seine Aufgabe, Projekte und Produkte so zu beeinflussen, dass sie mit der IT-Strategie in Einklang stehen - ohne jedoch den Geschäftsbetrieb zu gefährden.
IT als Business
In einem Technologieunternehmen ist die IT überall. Die IT selbst ist das Business. Und ob sie wollen oder nicht: Immer mehr Unternehmen werden zwangsläufig zu Technologieunternehmen, weil die IT immer größere Teile unseres Alltags durchdringt. IT-Systeme und -Anwendungen sind in diesem Szenario über das gesamte Unternehmen verteilt und die zentrale Wertschöpfung besteht aus IT-Systemen oder -Dienstleistungen.
Sowohl die klassischen Produktionsbereiche wie auch die Business Supporting IT gibt es in diesem Szenario nicht mehr. Sie wurden alle ersetzt, durch Business IT. Das heißt: Die ehemaligen Fach- oder Produktionsbereiche sind mit den unterstützenden IT-Einheiten verschmolzen und arbeiten gemeinsam an der Wertschöpfung.
IT is the Business Driver
Sofern ein Unternehmen noch über eigene Verwaltungsbereiche verfügt, wird die Enterprise Supporting IT weiterhin benötigt. Die Foundational IT spielt weiterhin eine wichtige Rolle für den Betrieb der Arbeitsplätze und eventuell vorhandener Rechenzentren oder für die zentrale Administration von Cloud-Plattformen. Die obige Abbildung zeigt den Mischbetrieb einer Business IT, die auf einer vorhandenen Foundational IT aufbaut und daneben eine vollständig autarke Business IT.
Enterprise Architekt als Brave Explorer
In diesem Operating Model wird ein Enterprise Architekt als Brave Explorer benötigt. Er geht aktiv voran, erforscht neue technologische Möglichkeiten und sucht nach Wegen, diese im Unternehmen nutzbar zu machen. Der Brave Explorer muss ein solides Verständnis des Geschäftsmodells des Unternehmens haben. Er muss aber auch offen für Veränderungen sein und das wirtschaftliche Potenzial von Technologien erkennen. Darüber hinaus benötigt er Führungsqualitäten, um die Umsetzung von Pilotprojekten zu steuern.
Da die IT in diesem Betriebsmodell über das gesamte Unternehmen verteilt ist, ist es nicht mehr sinnvoll, Enterprise Architekten der IT-Abteilung zuzuordnen. Das gesamte Unternehmen besteht aus IT, daher muss ein Enterprise Architekt hier an die Geschäftsleitung berichten.
Fazit
Unterschiedliche Arten von IT erfordern unterschiedliche Archetypen von Unternehmensarchitekten. Für einen IT- Leiter ist es wichtig, die Ausrichtung seiner Abteilung und ihre Beziehung zum Rest des Unternehmens zu kennen. Das Enterprise- Architekturteam muss dann entsprechend dieser Ausrichtung positioniert und besetzt werden. Der falsche Enterprise Architekt in der falschen Abteilung verursacht nur Kosten, bringt aber keinen Nutzen für das Unternehmen. Der richtige Enterprise Architekt in der richtigen Position kann jedoch einen erheblichen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.